Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Haltija Group Oy (myöhemmin Haltija) käsittelee työhakemuksen jättäneiden henkilöiden henkilötietoja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Tietosuojaselosteessa käytämme työnhakijoista nimitystä rekisteröity.
Haltija Group Oy on sitoutunut suojaamaan yritykseen työhakemuksensa lähettäneiden henkilöiden yksityisyyttä. Tietosuojaselosteella informoimme rekisteröityjen henkilötietojen käsittelystä.
Rekisterinpitäjä
Haltija Group Oy
Y-tunnus: 2412395-3
Osoite: Koivuhaantie 2–4 D, 01510 Vantaa
Yhteyshenkilö
Haltijan tietosuojavastaava: Helena Pohjalainen, puh. +358 41 731 2133, helena.pohjalainen@haltija.fi.
Rekisteröidyt voivat ottaa tietosuojavastaavaan yhteyttä kaikissa henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.
Rekisterin nimi
Haltija Group Oy:n rekrytointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja niiden käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään rekrytoinnin toteuttamiseksi. Rekrytointiprosessin tarkoituksena on löytää ja valita työnhakijoista Haltijan tarpeisiin ja toiveisiin sopivat henkilöt.
Peruste henkilötietojen käsittelylle on työhakemusten käsittely sekä rekrytointiprosessin toteuttaminen.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekrytointiprosessin yhteydessä käsitellään seuraavia henkilötietoja:
- Henkilön etu- ja sukunimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite ja sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Koulutus- ja työkokemustiedot, käydyt kurssit sekä muu osaaminen
- Rekisteröidyn kuvaus omasta osaamisestaan ja koulutuksesta sekä soveltuvuudesta
- Palkkatoive
- Vapaaehtoiset suosittelijat, heidän nimet, tittelit sekä yhteystiedot
- Vapaaehtoisesti toimitetut tiedot, kuten tiedot perhesuhteista, harrastuksista, kiinnostuksenkohteista, elämäntilanteesta, luottamustoimista jne.
- Tieto siitä, millaista työtä henkilö hakee
- Rekrytointiin osallistuvien Haltijan henkilöstön mahdollisesti kirjoittamat yhteenvedot rekisteröidystä ja ilmoittamien suosittelijoiden antamista lausunnoista
- Mahdollinen henkilö- tai soveltuvuusarvio tai mahdollisen turvallisuusselvityksen tulokset.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröity lähettää kerätyt henkilötiedot Haltijalle tai rekrytoinnissa Haltijan tukikumppanina toimivalle yritykselle itse. Haltija kerää henkilötietoja osana rekrytointiprosessia, jolloin hakija kirjaa henkilötietonsa Haltijan käyttämään rekrytointijärjestelmään. Tämän lisäksi hakijat voivat lähettää avoimia hakemuksia, jolloin Haltija kerää rekisteröityjen sähköpostitse lähettämiä avoimia työpaikkahakemuksia.
Tietoja säilytetään rekrytointiprosessin loppuun asti ja avoimia hakemuksia säilytetään kaksi (2) vuotta.
Henkilötietojen vastaanottajat
Rekisteröityjen henkilötietoja saa käsitellä vain ne henkilöt, joiden tehtävänkuvaan kyseisten henkilötietojen käsittely kuuluu. Haltijan käyttäessä rekrytoinnin apuna ulkoisen palveluntarjoajan järjestelmää, myös heillä on tarvittaessa pääsy tietoihin. Tietoja ei kuitenkaan luovuteta Yrityksen ulkopuolelle tai muille tahoille, joilla ei ole oikeutta käsitellä rekisteröityjen henkilötietoja.
Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Haltija ei siirrä henkilötietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Haltija käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja rekrytointiprosessin ajan. Tämän jälkeen henkilötietoja säilytetään kahden (2) vuoden ajan.
Mikäli työnhakija tulee valituksi tehtävään, rekrytointiprosessin aikana kerätyt tiedot sekä muut työsuhteen kannalta olennaiset henkilötiedot siirretään Haltijan henkilörekisteriin.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Haltija huolehtii henkilötietojen käsittelystä ja säilytyksestä hallinnollisella tietoturvalla sekä teknisillä suojaustoimilla. Rekisteröityjen henkilötietoja saa käsitellä vain ne henkilöt, joiden tehtävänkuvaan kyseisten henkilötietojen käsittely kuuluu tai Haltijan käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa rekrytoinnin apuna. Myöskin henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin on pääsy vain henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, jotka myönnetään henkilökohtaiseen käyttöön.
Henkilötietoja ei luovuteta niitä käsittelevien tahojen ulkopuolelle.
Haltijan palvelimet ja tietoverkot on suojattu teknisillä suojauksilla sekä palomuurilla.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, eli pyytää, että henkilötietoja ei käsiteltäisi ollenkaan. Mikäli rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä, Haltija ei voi käsitellä rekisteröidyn työhakemusta, eikä voi näin ollen ottaa rekisteröityä huomioon osana rekrytointiprosessia.
Rekisteröidyn on esitettävä vastustusta koskeva pyyntö Haltijan tietosuojavastaavalle sekä kerrottava henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvä peruste, jonka nojalla hän vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Haltija voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi. Haltija voi kieltäytyä rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyin perustein, jolloin Haltija saattaa perusteet tiedoksi rekisteröidylle.
Rekisteröidyn muut oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus koska tahansa:
- Saada pääsy henkilötietoihinsa (tarkastusoikeus).
- Vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojensa oikaisemista tai henkilötietojensa täydentämistä.
- Vaatia henkilötietojensa poistamista ja
- Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista (esimerkiksi, jos rekisteröity odottaa vastausta henkilötietojensa oikaisemista koskevaan pyyntöön).
- Tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilöteitojansa ole käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Rekisteröidyn on esitettävä vastustusta koskeva pyyntö Haltijan tietosuojavastaavalle. Haltija voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi. Haltija voi myös kieltäytyä rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyin perustein, jolloin Haltija saattaa perusteet tiedoksi rekisteröidylle.